Wenn eine Schülerin oder ein Schüler erkrankt ist oder wegen anderer nicht vorhersehbarer Gründe die Schule nicht besuchen kann, wird erwartet, dass die Eltern wenn möglich noch am gleichen Morgen die Schule (Sekretariat oder Anrufbeantworter) informieren, dass das Kind richtigerweise fehlt. Dies ist notwendig, damit die Schule ihrer Aufsichtspflicht nachkommen kann und ein unentschuldigtes Fernbleiben von der Schule bemerkt werden kann. Die Nachricht kann durch einen Anruf oder schriftlich (Post/Geschwister) an das Schulsekretariat erfolgen. Das Sekretariat gibt diese Nachricht an die Klassenlehrer weiter. Die eigentliche „Entschuldigung“ erfolgt, wenn der Schüler wieder zur Schule kommt. Die Eltern geben ihrem Kind dann eine schriftliche Nachricht an den Klassenlehrer mit, die Beginn, Ende und den Grund des Fehlens angibt. Erfolgt keine schriftliche Entschuldigung, so gilt die Fehlzeit als unentschuldigt und wird auch als solche auf dem Zeugnis vermerkt.

Dabei sind keine diagnostischen ärztlichen Einzelheiten oder Atteste erforderlich. Die Begründung „erkrankt an Grippe“ etwa reicht in Verbindung mit der elterlichen Unterschrift aus. Umgekehrt sind ärztliche Atteste ohne dieses Entschuldigungsschreiben nicht sinnvoll, da nur die Eltern Ansprechpartner der Schule sind. Vor allem Bescheinigungen von Arztpraxen über einen Besuch beim Arzt während der Unterrichtszeit bedürfen stets einer nachvollziehbaren Begründung der Eltern, dass der Besuch des Arztes zu diesem Zeitpunkt notwendig war.

Bei einer Erkrankung oder Verletzung, die nur die aktive Teilnahme am Sportunterricht betrifft, besteht Anwesenheitspflicht. Die sporttheoretischen Inhalte der Sportstunde können so durch die passive Beobachtung für die folgende Wiederteilnahme am Unterricht erlernt werden. Ein völliges Fernbleiben vom Sportunterricht muss besonders begründet werden. Sportentschuldigungen erhält der Sportlehrer.

Anders ist das Verfahren in den Fällen, in denen das Fehlen vorher absehbar ist. Der schulinterne Ausdruck dafür ist „Beurlaubung“. Hier muss die Schule die Möglichkeit haben, wegen eines ungünstigen Termins noch einmal nachzufragen. Manchmal ist durch eine kurze Rücksprache ein Fehlen bei Klassenarbeiten o.ä. noch zu vermeiden. Ein solcher vorhersehbarer Fall ist etwa ein vereinbarter Termin bei einem Arzt. Da dies in der Regel im Voraus geplant wird, muss die Schule auch auf einer Vorabinformation mit kurzer Begründung des Termin bestehen. Es ist dann u.U. möglich, auf das Fehlen in der Tagesplanung (z.B. für Arbeiten) Rücksicht zu nehmen. Obwohl die zugehörige Bezeichnung „Beurlaubung“ etwas anderes nahe legt, sind hierunter u.a. alle Arzttermine (außer in akuten Fällen), zu verstehen. Ebenso als eine „Beurlaubung“ im Voraus zu beantragen ist ein privater Grund, der einen Schulbesuch verhindert (z.B. eine Familienfeier). Vor allem bei seltener Inanspruchnahme wird die Schule die Gründe verständnisvoll berücksichtigen.

Anträge auf solche Beurlaubungen können wegen möglicher Folgen des Unterrichtsausfalles nur die Erziehungsberechtigten selbst schriftlich (formlos) stellen und nicht etwa Vereine oder andere Institutionen (auch nicht gebündelt „im Auftrag“, höchstens gesammelt). In allen Fällen dieser Beurlaubungen sind die Klassenlehrer zuständig. Nur bei mehr als zwei Schultagen je Quartal oder unmittelbar vor und nach den Ferien muss der Schulleiter die Beurlaubung genehmigen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass dann besonders hohe Maßstäbe an die Gründe angelegt werden müssen. 

Eine „Befreiung vom Unterricht“ bezieht sich in aller Regel auf einzelne Fächer, z.B. Sport oder Religion. Auch eine Befreiung muss immer schriftlich vorab erfolgen. Im Fach Sport benötigen wir in diesem Fall auch zusätzlich ein ärztliches Attest (möglichst eines Facharztes), da oft nach Sportarten differenziert befreit werden soll. Wie bei der akuten Erkrankung besteht im Fach Sport auch in diesem Fall passive Teilnahmepflicht. Völliges Fernbleiben vom Sportunterricht ist wieder extra zu begründen und dann vom Sportlehrer zu genehmigen. Befreiungsanträge/Sportatteste werden wie Sportentschuldigungen dem Sportlehrer vorgelegt.

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